Annexe à l'évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers

Annexe à l'évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2014 - non vérifié

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à l’intégrité du secteur public (le Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du ministère se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2013-2014 et le Rapport sur les plans et les priorités 2013-2014 et le Rapport annuel 2013-2014.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le Commissaire, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d’éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne, au moins une fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à l’administrateur général et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au comité d’audit.

Le comité de vérification fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux;
  • le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au Commissariat les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions.

Ententes particulières

  • La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) gère les services d’infrastructure en matière de technologie de l’information (TI), fournit la plateforme du système financier pour saisir toutes les opérations financières et en rendre compte et traite les opérations financières et en rend compte pour le compte du Commissariat. La portée et les responsabilités sont traitées dans l'entente interministérielle signée entre la CCDP et le Commissariat, et dans l'attestation et le résumé des résultats préparés par la CCDP dans son contrôle interne des rapports financiers (CIRF) quant aux effets sur ses clients. Le Commissariat se fonde sur le contrôle interne des rapports financiers de la CCDP et sur les systèmes de gestion financière pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat. Le Commissariat doit s'assurer que les rapports financiers sont exacts et qu'ils présentent une image fidèle de sa vision financière.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2012-2013

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Dans l'année en cours, des procédures courantes du programme de contributions ont été développées en guise de suivi aux évaluations des contrôles des années précédentes. En 2013-2014, le Commissariat a élaboré et mis en place une Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2014.

Programme de surveillance continue : Dans le cadre de son plan de surveillance continue, le Commissariat examine et met à jour chaque année l’ensemble des processus de déroulement des opérations et des descriptions, ce qui comprend la documentation des contrôles. Aucun problème de contrôle important n’a été soulevé. Pendant l'année, la subdélégation des pouvoirs en matière de dotation et les outils de délégation des pouvoirs financiers ont été mis à jour. En 2013-2014, une séance de ressourcement a été offerte au personnel sur l'engagement des dépenses et les exigences en matière de passation des marchés, en plus de la formation sur les changements, et les mises à jour de la Directive sur les voyages, les frais d'accueil, les événements et les conférences. Dans un environnement d'opérations centralisées où les types de transactions sont limitées, consignées et de très petite taille, les finances utilisent des procédés de corroboration et des rapports détaillés sur les écarts afin d'obtenir de façon efficace une autre assurance interne quant aux rapports financiers.

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès au cours de l’exercice 2013-2014

Progrès au cours de l’exercice 2013-2014
Plan cyclique de surveillance continue pour l’année en coursÉtat
Charges d’exploitation (2012-2013) Mesures correctives apportées
Contributions (2012-2013) Mesures correctives apportées
Contrôles au niveau de l'entité (2013-2014) Terminé
Clôture financière (2013-2014) Terminé
Données principales sur les fournisseurs (2013-2014) Reporté à 2014-2015

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Le plan cyclique de surveillance continue du Commissariat au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan cyclique de surveillance continue
Secteurs de contrôle clésExercice
2014-2015
Exercice
2015-2016
Exercice
2016-2017
Contrôles au niveau de l’entité Oui Oui Oui
Contrôles généraux de la TI* Oui Non Non
Contributions Non Oui Non
Charges d’exploitation* Non Oui Non
Clôture financière* Non Oui Non
Données principales sur les fournisseurs Oui Non Non
Paie* Oui Non Oui

* gérés par le Commissariat

2015-09-29