RC RHDCC Mars 2012

Conclusions du commissaire à l’intégrité du secteur public dans le cadre d’une enquête concernant une divulgation d’actes répréhensibles

Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Rapport sur le cas
Mars 2012


Ce document est aussi disponible en format PDF.

Lettres
Avant propos
Mandat
La divulgation
Résultats de l’enquête
Autres conclusions
Aperçu de l’enquête
Résumé des conclusions
     Contravention d’une loi fédérale
     Usage abusif des fonds ou des biens publics
     Cas grave de mauvaise gestion
Conclusion
Recommandations et réponses du Ministère
Commentaires supplémentaires fournis par le Ministère

 

Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada
60 rue Queen, 7e étage
Ottawa (Ontario) K1P 5Y7
Tél. : 613-941-6400
Sans frais : 1-866-941-6400
Téléc. : 613-941-6535
Courriel : info@psic-ispc.gc.ca

This document is also available in English.

©Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada 2012
N° de catalogue PG4-1/2012F-PDF
ISBN 978-1-100-98912-9

 

L’Honorable Noël A. Kinsella
Président du Sénat
Le Sénat
Ottawa (Ontario) K1A 0A4


Monsieur le Président,


J’ai l’honneur de vous présenter le Rapport sur le cas concernant les conclusions dans le cadre d’une enquête concernant la divulgation d’actes répréhensibles du Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada, rapport qui doit être déposé au Sénat conformément aux dispositions du paragraphe 38 (3.3) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles.

Le rapport fait état des conclusions concernant les actes répréhensibles; des recommandations faites à l’administrateur général; l’avis du commissaire que la réponse de l’administrateur général est ou n’est pas satisfaisante; et les commentaires écrits de l’administrateur général.

Je vous prie d'accepter, Monsieur le Président, l’expression des mes sentiments distingués.

 

Mario Dion
Commissaire à l’intégrité du secteur public
OTTAWA, mars 2012

 

 

L’Honorable Andrew Scheer, député
Président de la Chambre des communes
Chambre des communes
Ottawa (Ontario) K1A 0A6


Monsieur le Président,


J’ai l’honneur de vous présenter le Rapport sur le cas concernant les conclusions dans le cadre d’une enquête concernant la divulgation d’actes répréhensibles du Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada, rapport qui doit être déposé au Sénat conformément aux dispositions du paragraphe 38 (3.3) de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles.

Le rapport fait état des conclusions concernant les actes répréhensibles; des recommandations faites à l’administrateur général; l’avis du commissaire que la réponse de l’administrateur général est ou n’est pas satisfaisante; et les commentaires écrits de l’administrateur général.

Je vous prie d'accepter, Monsieur le Président, l’expression des mes sentiments distingués.

 

Mario Dion
Commissaire à l’intégrité du secteur public
OTTAWA - mars 2012

 

Avant propos

À l’occasion du dépôt au Parlement de ce rapport sur un cas d’acte répréhensible, j’aimerais exposer mon point de vue au sujet du rôle que joue la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, L.C. 2005, ch. 46 (la Loi), pour appuyer et maintenir l’intégrité et la crédibilité du secteur public fédéral.

En acceptant l’honneur d’être nommé à titre de commissaire à l’intégrité du secteur public en décembre, j’ai abordé mes fonctions avec la croyance sincère, qui me nourrit depuis longtemps, en l’honnêteté et l’engagement des fonctionnaires qui exécutent leurs tâches importantes en faisant preuve d’intégrité et de professionnalisme. Lorsqu’un acte répréhensible ou des représailles se produisent, les fonctionnaires s’attendent à ce que ces actes soient traités de façon impartiale et rapidement, ce qui découle naturellement de leur dévouement et leur fierté à désservir les canadiens et canadiennes.

La Loi a été adoptée pour offrir un mécanisme de dénonciation confidentiel dans le secteur public afin de prévenir et de sanctionner les cas d’actes répréhensibles. Le régime de divulgation établi par la Loi a pour but non seulement de faire cesser ces actes et de prendre des mesures correctives, mais aussi d’avoir un effet dissuasif. La Loi exige que les cas d’actes répréhensibles avérés fassent l’objet d’un rapport au Parlement, lequel constitue un puissant outil de transparence et de responsabilité à l’égard du public.

La définition d’acte répréhensible qui est donnée par la Loi est large et je suis convaincu qu’avec le temps, le travail accompli par le Commissariat donnera lieu à d’autres rapports qui toucheront une vaste gamme d’actes répréhensibles variant sur les plans de l’étendue et de la gravité, lesquels sont tous visés par le mandat qu’on m’a confié, qui est d’y répondre et d’en faire rapport.

Je crois également que le fait de présenter au Parlement des rapports sur les conclusions concernant les actes répréhensibles aura pour effet de mieux faire connaître les attentes du Parlement et, d’ailleurs, des Canadiens, quant à l’intégrité de nos institutions gouvernementales fédérales.

Ce premier rapport traite des actes d’un gestionnaire régional, de même que de quelques lacunes ayant permis aux actes répréhensibles de se produire. J’encourage fortement tous les employés du secteur public à lire le présent rapport pour saisir l’importance de respecter en totalité la législation, les politiques, les procédures et les lignes directrices dans leur travail quotidien et de toujours se conduire d’une façon éthique qui est compatible avec leurs fonctions et avec les attentes du public qu’ils désservent.


Je crois que même si la vaste majorité des employés du secteur public se comportent avec honnêteté et intégrité dans ses activités de tous les jours, il est néanmoins essentiel que nous prenions le temps de nous rappeler l’importance de ces valeurs fondamentales et que nous songions à comment éviter des actes répréhensibles tels que ceux décrits dans ce rapport.

 


Mario Dion, commissaire à l’intégrité du secteur public


 

Mandat


Le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada est un organisme indépendant créé en 2007 pour établir un mécanisme sécuritaire et confidentiel permettant aux fonctionnaires ou aux citoyens de divulguer des actes répréhensibles commis dans le secteur public, ou liés à celui-ci. En particulier, le Commissariat a le mandat d’enquêter sur les allégations d’actes répréhensibles et les plaintes dans le secteur public.

L’article 8 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, L.C. 2005, ch. 46 (la Loi), définit l’acte répréhensible comme étant :

a) la contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous leur régime, à l’exception de la contravention de l’article 19 de la présente loi;


b) l’usage abusif des fonds ou des biens publics;


c) les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;


d) le fait de causer – par action ou omission – un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaine ou pour l’environnement, à l’exception du risque inhérent à l’exercice des attributions d’un fonctionnaire;


e) la contravention grave d’un code de conduite établi en vertu des articles 5 ou 6;


f) le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre l’un des actes répréhensibles visés aux alinéas a) à e).

Les enquêtes concernant la divulgation d’actes répréhensibles sont effectuées dans le but d’attirer l’attention de l’administrateur général de l’organisation sur les conclusions qui en découlent et de faire des recommandations pour que des mesures correctives soient prises.

Aux termes du paragraphe 38 (3.3) de la Loi, le commissaire doit faire rapport au Parlement des cas d’actes répréhensibles avérés dans les soixante jours après la conclusion de son enquête. Ce présent Rapport sur le cas traite d’une telle enquête et des conclusions découlant de la divulgation d’actes répréhensibles faite au Commissariat.


 

La divulgation

Le 22 février 2010, le Commissariat a reçu une divulgation protégée d’actes répréhensibles qui comprenait de nombreuses allégations relatives aux actes du gestionnaire de quatre bureaux de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (le Ministère). Le divulgateur avait alors déclaré que plusieurs employés de la région de l’Ouest du Canada et des Territoires du Ministère étaient gravement préoccupés par rapport aux actes de leur gestionnaire. Les renseignements présentés au Commissariat comportaient des éléments de preuve anecdotiques et matériels.

Au moment de la divulgation, le gestionnaire était un gestionnaire régional depuis plus de neuf ans. Bien que les membres du personnel aient eu des préoccupations concernant le comportement du gestionnaire depuis quelque temps, ils ont indiqué qu’ils craignaient de perdre leur emploi s’ils se plaignaient au Ministère ou s’ils prenaient part à une enquête. Le divulgateur a déclaré que de nombreux membres du personnel avaient peur du gestionnaire qu’ils ont décrit comme un autocrate et un intimidateur qui menaçait de représailles les employés qui oseraient le remettre en question. Il y avait une crainte, dans les petites collectivités dans lesquelles les employés résidaient, que les représailles puissent se répandre à l’extérieur du bureau et puissent toucher les membres de leur famille.

Le Commissariat offre un processus confidentiel pour traiter des allégations d’actes répréhensibles. Les employés ont donc considéré qu’il convenait de demander qu’une enquête soit effectuée, conformément à la Loi, concernant leurs préoccupations. Toutefois, malgré le fait que la confidentialité faisait partie du processus de divulgation, nombre des employés y ayant participé l’ont fait dans la crainte et dans un état d’inquiétude soutenue.

Après une analyse détaillée des renseignements fournis initialement, l’enquête fut amorcée le 8 avril 2010 concernant les allégations suivantes, telles que les définit l’article 8 de la Loi :

a) la contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous leur régime, à l’exception de la contravention de l’article 19 de la présente loi;

b) l’usage abusif des fonds ou des biens publics;

c) les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;

f) le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre l’un des actes répréhensibles visés aux alinéas a) à e).

Le divulgateur a également allégué, au titre de l’alinéa 8e), des violations graves du Code des valeurs et d’éthique de la fonction publique. On a décidé que ces violations alléguées pouvaient faire l’objet d’une enquête plus efficacement, en tant qu’actes répréhensibles, selon les alinéas 8a), b), c) et f) susmentionnés. D’autres allégations avaient trait à des irrégularités en matière de dotation, lesquelles ont été disjointes de l’enquête et transmises à la Commission de la fonction publique, qui a mené sa propre enquête. Le Commissariat a tout de même décidé d’examiner les constatations d’irrégularités en matière de dotation dans le cadre de son appréciation de l’allégation de « cas graves de mauvaise gestion ».

 

Résultats de l’enquête

Les conclusions de l’enquête sont les suivantes :

  • Le gestionnaire a contrevenu à la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. 1985, ch. F-11, en n’exerçant pas correctement les pouvoirs qui lui avaient été délégués par cette loi en matière d’opérations financières.

 

  • Le gestionnaire a fait un usage abusif, à plusieurs occasions, des fonds et biens publics en :

 

    • approuvant des achats inappropriés, tels des massages personnels;
    • achetant de l’équipement, comme des téléviseurs à écran plat qui n’ont pas été utilisés;
    • en payant des dîners aux employés;
    • réclamant des avantages monétaires liés à des déplacements qu’il n’avait pas effectués;
    • réclamant un kilométrage pour son véhicule personnel, alors qu’il faisait usage d’un véhicule du Ministère;
    • utilisant de l’équipement du gouvernement pour l’exploitation d’une entreprise personnelle.

 

  • Les actes et omissions du gestionnaire constituaient des cas graves de mauvaise gestion par son défaut de :

 

    • suivre les directives du Conseil du Trésor;
    • suivre les politiques et procédures ministérielles;
    • respecter le principe d’équité dans une mesure de dotation;
    • protéger les renseignements personnels des employés et des clients;
    • respecter les droits fondamentaux des employés;
    • protéger la sécurité des renseignements; 
    • traiter le personnel avec le respect et la considération qui font partie des valeurs et de l’éthique du Ministère.

 

  • L’allégation selon laquelle le gestionnaire avait sciemment ordonné ou conseillé à d’autres personnes de commettre un acte répréhensible n’était pas fondée.

 

Les détails de ces actes répréhensibles sont énoncés plus loin dans le présent rapport.


 

Autres conclusions

Les résultats de l’enquête révèlent plusieurs lacunes du côté du Ministère. Bien que celles ci n’équivalent pas à un acte répréhensible selon la définition donnée par la Loi, elles ont permis au gestionnaire de commettre personnellement, sans que cela ne soit détecté, des actes répréhensibles pendant plusieurs années, jusqu’à ce que l’enquête débute concernant la divulgation en cause. Bien que le gestionnaire ait prétendu qu’il y avait peu de directives données par la haute direction, on a conclu que le Ministère avait bel et bien des politiques et des procédures en place qui fournissaient au gestionnaire des directives claires et appropriées. Par exemple, on a estimé que le Ministère avait envoyé au gestionnaire des mises à jour et des hyperliens vers les politiques du Ministère et du Conseil du Trésor. Toutefois, dans la région dans laquelle travaillait le gestionnaire, la surveillance était insuffisante pour s’assurer que ces politiques étaient suivies. Ainsi, il ressort du processus d’enquête les lacunes suivantes, sur lesquelles j’ai attiré l’attention de l’administrateur général du Ministère :

  • Le contrôle des demandes de remboursement de frais de déplacement était problématique et discutable. On a constaté qu’il manquait de la documentation à l’appui des demandes de remboursement de frais de déplacement approuvées, ce qui est contraire au sous alinéa 1.5.1c)(i) et à l’alinéa 1.5.1e) de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

 

  • Le Ministère avait des pratiques incompatibles en matière de recouvrement des coûts, au sujet de l’usage personnel de dispositifs mobiles sans fil (appareils BlackBerry).

 

  • Le Ministère n’avait pas mis en place suffisamment de mesures de vérification relativement aux pratiques de comptabilité régionales pour s’assurer de leur conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques.

 

  • Le Ministère n’avait pas mis en place suffisamment de mesures de vérification pour s’assurer que les procédures appropriées de contrôle des biens étaient suivies et que le gestionnaire se conformait aux politiques ministérielles de contrôle des stocks.

 

  • Le Ministère a omis de s’assurer que le personnel de la région où travaillait le gestionnaire respectait les politiques et procédures ministérielles en matière de sécurité relativement au traitement et à l’entreposage de renseignements sensibles.



Aperçu de l’enquête

Une équipe d’enquête du Commissariat, dirigée par un enquêteur principal était responsable de la coordination de toutes les activités d’enquête. L’enquête a porté sur les six dernières années de la période où le gestionnaire occupait son poste. Des visites et des entrevues ont été faites sur place et des preuves documentaires ont été examinées.

À notre demande et à la lumière de certaines allégations, les Services de vérification interne du Ministère ont effectué une vérification, en collaboration avec notre équipe d’enquête. Comme l’exige la Loi, le Ministère a volontiers fourni les installations et les renseignements nécessaires et il a pleinement donné accès à ses locaux.

Nous avons conclu que les éléments de preuve rassemblés initialement étayaient un bon nombre des allégations. Conformément à l’obligation que nous impose la Loi de donner toute possibilité de répondre aux allégations d’actes répréhensibles, l’équipe d’enquête a transmis un exposé des faits d’enquête détaillé au gestionnaire et au Ministère et leur a accordé suffisament de temps pour faire des commentaires au sujet des allégations ou de toute autre question soulevée par l’enquête.

Au cours de l’enquête, le Ministère a fait appel à un cabinet de vérification externe pour que ce dernier fasse une vérification comptable judiciaire relativement aux quatre bureaux. L’équipe d’enquête a tenu compte des résultats de cette vérification.

Un deuxième exposé des faits d’enquête a été fourni au Ministère et au gestionnaire en septembre 2011 pour qu’ils aient une deuxième occasion de commenter les éléments de preuve.

Pour en arriver à mes conclusions, j’ai dûment tenu compte de l’ensemble des renseignements reçus en cours d’enquête, y compris les réponses données par le Ministère et le gestionnaire relativement aux exposés des faits d’enquête.

 

Résumé des conclusions


1.  Contravention d’une loi fédérale

Le gestionnaire a contrevenu à la Loi sur la gestion des finances publiques en exerçant de manière inappropriée les pouvoirs financiers qui lui avaient été délégués. La Loi sur la gestion des finances publiques énonce un certain nombre d’obligations et de responsabilités, et elle interdit clairement de les violer. Il s’agit notamment de l’obligation de tenir des comptes en la forme réglementaire, l’obligation de fournir des pièces justificatives, l’obligation de veiller à la mise en œuvre de processus de surveillance et de vérifications internes adéquats et l’obligation de veiller à ce que les paiements faits à partir du Trésor soient autorisés.

L’équipe d’enquête est arrivée aux conclusions suivantes :

  • Le gestionnaire a présenté de fausses demandes de remboursement de frais de déplacement en demandant, sans pièces justificatives, le remboursement de frais d’hébergement, de frais de repas et de frais accessoires.

 

  • Le gestionnaire a fait des demandes de remboursement pour l’utilisation d’un véhicule personnel alors que, dans les faits, aucune dépense remboursable n’avait été faite.

 

  • Dans bien des cas, le gestionnaire a omis de veiller à l’utilisation des bons codes financiers et au respect des pratiques de codage financier. Par exemple, des chaises de massage, des paniers cadeaux et des frais d’accueil ont été inscrits sous le code de « fournitures de bureau ».

 

  • En plus d’avoir inscrit les frais d’accueil sous les mauvais codes financiers, le gestionnaire a violé les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor et du Ministère en matière de représentation, et ce, en n’obtenant pas l’autorisation préalable pour faire ces dépenses et en ne conservant pas les pièces justificatives exigées.

 

  • Le gestionnaire a payé des employés occasionnels à même la petite caisse, avec aucun indication qu’un reçu à des fins fiscales n’ait été émis. 

 

  • Le gestionnaire a inscrit des frais de restauration sous le programme de fierté et de reconnaissance du Ministère, alors que ce type de dépense n’était pas permis dans le cadre de ce programme. De plus, aucune pièce justificative et aucun détail au sujet des activités en question n’ont été présentés, et il existe aucune aucune indication qu’un reçu à des fins fiscales ait été émis pour ces bénéfices. 

 

2. Usage abusif des fonds ou des biens publics

Il a été conclu que le gestionnaire a fait un usage abusif des fonds ou des biens publics à plusieurs reprises.

L’« usage abusif des fonds publics » s’entend notamment des dépenses faites sans l’autorisation nécessaire, qui sont illégales ou qui sont contraires à la loi, à la réglementation, aux politiques ou aux procédures applicables. Les acquisitions inutiles qui représentent du gaspillage et qui ne correspondent pas aux besoins organisationnels et opérationnels du Ministère constituent aussi un usage abusif des fonds publics.

L’« usage abusif des biens publics » s’entend notamment de l’utilisation inappropriée ou non autorisée de biens du gouvernement à des fins personnelles, de même que le défaut de protéger de tels biens.

L’équipe d’enquête est arrivée aux conclusions suivantes :

  • Le gestionnaire a acheté des articles non liés au travail avec les fonds publics, y compris des articles fournis par une entreprise privée dans laquelle le gestionnaire avait un intérêt.

 

  • En 2009, le gestionnaire a acheté deux téléviseurs ACL à haute définition qui n’ont jamais été utilisés et qui ont ensuite été découverts dans la résidence du gestionnaire. En 2010, le gestionnaire a commandé trois autres téléviseurs, dont un était introuvable dans les bureaux lorsque l’équipe d’enquête a dressé l’inventaire des biens.

 

  • Le gestionnaire a encouragé et autorisé l’achat d’articles non liés au travail avec les fonds publics auprès de l’entreprise personnelle du gestionnaire. Ces articles incluaient des gourdes, des appareils de massage ainsi que des aimants de magnétothérapie utilisés par le gestionnaire pour équilibrer les champs magnétiques des employés. Selon des témions, les gourdes auraient coûté 80,00 $ l’unité. 

 

  • Le gestionnaire a acheté des chaises de massage qui n’ont presque pas été utilisées – l’une de ces chaises était d’ailleurs entreposée dans une salle de bain des hommes d’un des bureaux satellites.

 

  • Le gestionnaire a autorisé le paiement de massages personnels pour les employés, il a inscrit ces massages à titre de « fournitures de bureau » et il a prétendu que ces massages faisaient partie du programme de mieux être du Ministère. Le Ministère a confirmé que l’achat de ces services personnels ou de biens débordait du cadre des dépenses permises et de l’esprit du programme de mieux être et que cela était inapproprié.

 

  • Le gestionnaire n’a pas tenu l’inventaire exigé des biens de l’État et il n’a pas veillé à ce que cela soit fait. De plus, le gestionnaire n’a pas apposé les autocollants d’identification des biens exigés sur des articles comme des imprimantes, des lecteurs de DVD ou de Blu ray, des lecteurs de CD, des radiocassettes, des appareils photo numériques et des calculatrices.

 

  • Le gestionnaire exploitait aussi une franchise de conditionnement physique, et il a apporté une imprimante et deux pièces de mobilier de bureau appartenant au gouvernement dans les locaux de sa franchise.

 

  • Le gestionnaire a utilisé des biens fournis par le gouvernement – par exemple, un ordinateur et un BlackBerry – pour s’occuper d’affaires personnelles, en violation de la politique du Conseil du Trésor sur l’utilisation des réseaux électroniques et de la politique du Ministère sur les dispositifs mobiles sans fil.

 

  • Le gestionnaire s’est servi de la carte de crédit d’achat du gouvernement d’un employé, et il a reproduit la signature de cet employé sans l’avertir ou obtenir son consentement. Cette conduite constitue une violatione de la politique du Ministère sur les cartes d’achat.

 

  • Le gestionnaire utilisait presque exclusivement un véhicule du gouvernement du Canada, lequel devait servir aux activités professionnelles de tous les employés du bureau. Le véhicule était souvent garé à la résidence du gestionnaire durant la fin de semaine empêchant les employés d’utiliser le véhicule à des fins professionnelles légitimes et a même parfois exigé la location de véhicules. Le gestionnaire a aussi utilisé le véhicule avec des personnes non autorisées. Ces agissements contrevenaient aux politiques du Conseil du Trésor, aux politiques du Ministère et à son manuel sur les lignes directrices de la flotte régionale.

 

3. Cas grave de mauvaise gestion

Je suis d’avis que l’ampleur, la gravité et la fréquence des actes répréhensibles commis par le gestionnaire constituent un « cas grave de mauvaise gestion » dans le secteur public.

L’expression « cas grave de mauvaise gestion » n’est pas définie dans la Loi. Lorsqu’il enquête sur une allégation de cas grave de mauvaise gestion au sens de l’alinéa 8c) de la Loi, le Commissariat tient notamment compte des facteurs suivants :

    • des problèmes très importants, systémiques ou répandus;
    • de graves erreurs non sujettes à débat entre des personnes raisonnables;
    • des actes dépassant le simple acte répréhensible ou la simple négligence;
    • des actes de gestion ou d’omission qui créent un risque important de conséquences néfastes graves sur la capacité de l’organisation de s’acquitter de sa mission;
    • la nature systémique de l’acte répréhensible.

 

En l’espèce, pour décider si la mauvaise conduite du gestionnaire était suffisamment grave pour être considérée comme un cas grave de mauvaise gestion, le Commissariat a tenu compte des facteurs suivants :

    • le caractère délibéré des actes;
    • la fréquence du comportement problématique;
    • le fait que l’auteur des actes répréhensibles était un gestionnaire responsable de quatre bureaux;
    • les conséquences des actes répréhensibles sur le bien être d’autres employés;
    • le caractère suffisant de la réaction de la direction;
    • les conséquences des actes répréhensibles sur l’intérêt public et la confiance du public à l’égard de la fonction publique.

 

De plus, l’équipe d’enquête a conclu que les faits suivants constituaient des cas graves de mauvaise gestion :

  • Le gestionnaire a choisi un ami proche de sa famille, qui vivait dans sa maison, pour pourvoir un poste vacant dans un bureau satellite situé à plus de 200 km, alors qu’il y avait déjà un candidat qualifié résidant très près de ce bureau. Par conséquent, des frais inutiles ont été engagés et le gestionnaire a enfreint le principe d’équité qui s’applique aux mesures de dotation.

 

  • Après avoir fait enquête sur cette mesure de dotation, la Commission de la fonction publique a conclu que le gestionnaire « ... s’est mal conduit dans le contexte du processus de nomination... » et que « cette mauvaise conduite a eu une conséquence sur le choix de [nom tenu secret] dans le bassin ».

 

  • L’équipe d’enquête a découvert que, sous le prétexte des besoins opérationnels, l’enfant du gestionnaire a eu l’occasion d’être rémunéré pour un nombre considérable d’heures supplémentaires et a été remboursé pour des frais liés au kilométrage, aux repas et aux frais accessoires, à l’indemnité pour logement privé et à des réclamations d’heures supplémentaires. Il a été conclu que la conduite du gestionnaire était déraisonnable et inacceptable.

 

  • L’équipe d’enquête a accumulé un nombre important de preuves anecdotiques selon lesquelles le gestionnaire avait communiqué à tort des renseignements personnels au sujet de certaines personnes à d’autres employés, notamment au sujet de leur état de santé et de processus disciplinaires les impliquants.

 

  • Le gestionnaire n’a pas respecté les normes du Ministère et du gouvernement du Canada en matière de sécurité de l’information. Le gestionnaire n’a pas conservé de manière sécuritaire des documents gouvernementaux de nature sensible qui avaient été obtenus pendant les activités de l’organisme. Par exemple, des renseignements cotés « protégé B » – par exemple des formulaires de demande de congé de maladie, des résultats d’examen d’employés et des calculs d’avantages client travailleur – n’étaient pas conservés conformément aux normes.

 

  • Le gestionnaire a créé un climat de peur dans le milieu de travail. De nombreux employés ont affirmé que le gestionnaire utilisait des termes grossiers et criait après eux.

 

  • Le gestionnaire a violé la politique du Conseil du Trésor sur l’utilisation des réseaux électroniques et a compromis l’intégrité du processus de codage financier en se servant des mots de passe et des codes d’accès d’employés qui travaillaient dans des bureaux différents pour inscrire des données financières sans les avertir ou obtenir leur consentement.
  •  

 

Conclusion

Compte tenu de ce qui précède, j’ai conclu que le gestionnaire avait commis plusieurs actes répréhensibles au sens des alinéas 8a), b) et c) de la Loi, à savoir la contravention de la Loi sur la gestion des finances publiques, l’usage abusif de fonds et de biens publics et un cas grave de mauvaise gestion dans le secteur public.

L’enquête a aussi révélé l’existence de plusieurs faiblesses dans le fonctionnement du Ministère relativement à l’absence de mécanismes de surveillance visant à garantir le respect des politiques et procédures du Ministère et du Conseil du Trésor dans cette région.

Conformément à l’alinéa 22 h) de la Loi, j’ai présenté à l’administrateur général des recommandations portant sur les mesures correctives à prendre concernant ces actes répréhensibles. Je suis satisfait de la réponse de l’administrateur général à mes recommandations et des mesures prises par le ministère. Le texte de mes recommandations et de la réponse reçu du ministère apparaissent ci-après.

 

Recommandations et réponses du Ministère

Compte tenu de mes conclusions et en vertu du pouvoir que me confère l’alinéa 22h) de la Loi, les recommandations suivantes ont été présentées au Ministère. Les questions auxquelles ces recommandations ont trait avaient toutes déjà été soulevées dans les exposés des faits d’enquête mentionnés ci¬ dessus, et le Ministère a déjà pris des mesures correctives pour répondre à la majorité des recommandations.

1. Nous recommandons au Ministère d’adopter des mécanismes de contrôle financier et de surveillance plus sévères relativement aux dépenses des bureaux régionaux, afin d’assurer le respect de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le Ministère a répondu que les problèmes soulevés par l’enquête en cause sont survenus dans un secteur localisé d’une région précise et qu’il a agi proactivement pour prendre des mesures correctives dans la région de l’Ouest du Canada et des Territoires, notamment :

  • la mise en œuvre de nouvelles structures organisationnelles pour la région de l’Ouest et des Territoires en juin 2010 afin d’améliorer la gestion et la surveillance;

 

  • la création d’un comité régional de gestion financière, afin d’améliorer la surveillance de la gestion;

 

  • la mise en œuvre de formations régionales dans plusieurs domaines, y compris les cartes d’achat et les frais de représentation;

 

  • la mise en œuvre de nombreuses améliorations à l’égard de plusieurs pratiques opérationnelles, notamment :

 

    • les cartes d’achat, 
    • les déplacements,
    • l’approvisionnement, 
    • les délégations de pouvoirs,
    • les règles d’utilisation des fonds prévues aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques,
    • l’accès physique et l’accès aux technologies de l’information,
    • la sécurité informatique, 
    • les frais d’accueil,
    • la gestion de l’information en ce qui a trait au classement,
    • la gestion financière.

 

2. Nous recommandons au Ministère d’entreprendre un examen de la sécurité des bureaux qui relevaient du gestionnaire, afin de s’assurer que les biens et les renseignements du gouvernement sont protégés conformément aux politiques et aux procédures applicables.

Le Ministère a répondu qu’il a entrepris un examen de la sécurité de ces bureaux et qu’il a pris les mesures nécessaires pour s’assurer que les normes de sécurité du gouvernement sont respectées. L’équipe d’enquête a reçu du Ministère la confirmation qu’il respecte désormais la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor.

3. Nous recommandons au Ministère de prendre les mesures nécessaires pour recouvrer les biens du gouvernement qui sont en la possession du gestionnaire.

Le Ministère a répondu qu’il a recouvré tous les biens du gouvernement qui étaient en la possession du gestionnaire, y compris les téléviseurs et les autres articles qui se trouvaient dans la résidence du gestionnaire ou dans les locaux de l’entreprise du  gestionnaire.

4. Nous recommandons au Ministère d’utiliser son Système de gestion ministériel pour tenir un inventaire précis de tous les biens matériels se trouvant dans les quatre bureaux en cause.

Le Ministère a répondu qu’il a fait l’inventaire des biens se trouvant dans les bureaux en cause et qu’il a inscrit les renseignements nécessaires dans le Système de gestion ministériel.

5. Nous recommandons au Ministère de faire l’inventaire sur place de chaque bureau régional, afin de s’assurer que les biens matériels censés se trouver à chaque endroit y sont bel et bien et sont inscrits dans le Système de gestion ministériel.

Le Ministère a répondu qu’il a fait un examen des « principaux contrôles de gestion » des centres de Service Canada dans toutes les régions et qu’il a mis en œuvre des mesures de contrôle de l’inventaire plus sévères.

Le Ministère a commencé à effectuer des inventaires exhaustifs dans toutes les régions, soit dans environ 426 bureaux dans l’ensemble du pays (quatre régions et l’AC). Jusqu’à maintenant, l’exercice a été réalisé à environ 45%; une liste d’inventaire physique, de biens susceptibles d’être volés (p. ex téléviseurs) et de biens (valeur de 10 000 $ ou plus) a été dressée dans les 123 bureaux de la région de l’Ouest du Canada et des Territoires (région O-T) du Ministère ainsi que dans 79 bureaux de la région de l’Atlantique. Les premiers résultats, qui proviennent de la région O-T, ne révèlent aucune incohérence importante jusqu’à maintenant. Un exercice similaire sera bientôt entrepris dans les régions du Québec et de l’Ontario. Les inventaires physiques des régions devraient tous être terminés en octobre 2012.

La Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) recueille régulièrement des renseignments sur les biens liés à la TI et aux télécommunications. La DGIIT a collaboré avec la Direction générale de l’agent principal des finances pour préparer ses listes d’inventaire de façon à ce qu’elles concordent avec l’inventaire effectué dans les régions, ce qui facilitera les exercices de contrôle et d’évaluation des biens.

Avec la collaboration de la collectivité de la gestion des biens du Ministère et le soutien de la Direction générale des services de vérification interne (DGSVI), la Direction de la gestion des investissements, des biens et de l’approvisionnement lance un plan d’action de la direction pour la gestion des biens qui comprend un examen de la politique ministérielle actuelle et des cadres de surveillance de la conformité connexes. Le plan d’action comprend l’élaboration d’un cadre fondé sur les risques et qui nécessitera la vérification des biens par un tiers.

De décembre 2010 à mars 2011, la DGSVI a entrepris un examen en vue de fournir à la direction une assurance à l’égard des contrôles de base en place dans les centres Services Canada. Les principaux contrôles de gestion sont les contrôles mis en place par la direction pour atténuer les risques dans les secteurs de la gestion financière, de la gestion des biens et de la gestion des ressources humaines. Pour ce qui est de la présente recommandation, l’examen portait aussi les secteurs de la gestion d’inventaire et la gestion du parc automobile.

L’examen a été mené en partie pour déterminer si les lacunes constatées lors de l’enquête du commissaire à l’intégrité du secteur public étaient systémiques ou spécifiques aux quatre bureaux locaux du Nord du Manitoba. Les résultats ont révélé que les lacunes n’étaients pas systémiques mais spécifiques aux quatre bureaux locaux du Nord du Manitoba visés par l’enquête.

En réponse aux résultats de l’examen, un goupe de travail national a été mis sur pied en novembre 2011. Ce groupe analyse chacun des secteurs répertoriés dans l’examen ainsi que les processus actuel de chaque région en vue d’élaborer un processus unique qui intégrera les pratiques exemplaires pour l’ensemble des régions. Ce groupe finalisera le plan d’action sur les secteurs incohérents par la fin du mois de mars 2012.

6. Nous recommandons au Ministère de réviser ses politiques et ses procédures sur l’utilisation des dispositifs mobiles sans fil et sur le remboursement des frais d’utilisation personnelle de ces dispositifs. Nous recommandons aussi au Ministère de mettre en œuvre des mécanismes de surveillance pour s’assurer que le recouvrement de ces frais a bel et bien lieu.

Le Ministère a répondu qu’il a entamé le processus de recouvrement des frais liés à l’utilisation personnelle de dispositifs sans fil par le gestionnaire.

Le Ministère a une directive d’orientation concernant les dispositifs mobiles sans fil (politique). Elle est en place depuis 2004 et a été modifiée en 2005 afin de tenir compte de l’utilisation à des fins personnelles. La politique en question prévoit que les utilisateurs remboursent chaque mois au Ministère les frais d’appels à des fins personnelles totalisant plus de 5 $ pour un mois donné. Chaque mois, le Ministère transmet aux utilisateurs un relevé détaillé des appels. Les utilisateurs doivent indiquer quels appels sont de nature personnelle et rembourser le Ministère, conformément à la politique. En 2009-10 et en 2010-11, le Ministère a recouvré
10 664,84 $ et 12 059,62 $, respectivement, auprès des employés qui utilisent les dispositifs sans fil à des fins personnelles.

Un processus permettant une surveillance plus accrue par la gestion de l’utilisation des dispositifs sans fil est en voie d’être mis en place par le Ministère.

 

Commentaires supplémentaires fournis par le Ministère

Le Ministère a dit qu’il a pris un certain nombre de mesures supplémentaires pour répondre aux conclusions relatives aux actes répréhensibles, notamment :

  • La création d’un Comité de transition et de gestion des postes vacants, qui examinera toutes les mesures de dotation à durée indéterminée et les demandes de réinstallation pour s’assurer qu’elles respectent les politiques établies.

 

  • La tenue d’une « réunion du personnel sur le mieux être en milieu de travail » en décembre 2010 pour les employés des quatre bureaux visés par l’enquête.

 

  • La mise en œuvre de voies de communication pour appuyer le personnel de façon continue : 

 

    • le cadre supérieur de la gestion des services, le directeur général des services aux citoyens, le directeur de secteur et le gestionnaire de services ont rencontré personnellement les employés de chacun des quatre bureaux;

 

    • le directeur de secteur communique hebdomadairement avec chacun des bureaux; 

 

    • le directeur de secteur de la direction générale des services aux citoyens et le directeur général visitent régulièrement les bureaux du Nord.

 

  • Le Ministère a dit qu’il continue à mettre en œuvre son programme sur les valeurs et l’éthique. Selon le Ministère, les employés reçoivent régulièrement des rappels au sujet des obligations que leur impose le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique.

 

  • L’agent supérieur chargé de recevoir les divulgations et le Bureau des valeurs et de l’éthique envoient périodiquement des rappels à tous les employés au sujet de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.